Заказчики: Администрация города Вологды Вологда; Государственные и социальные структуры Подрядчики: Офис-Док, ООО Продукт: Дело (ЭОС)Дата проекта: 2010/03 — 2014/11
Количество лицензий: 541
|
Администрация Вологды автоматизировала[1] СЭД «ДЕЛО» сообщила компания-интегратор "Офис-Док" 21 ноября 2014 года.
Проект по автоматизации документооборота в структурах Администрации Вологды на базе СЭД «ДЕЛО» (флагманского продукта компании ЭОС) стартовал в 2007 году и развивается по настоящее время. Работы по внедрению СЭД осуществлялись специалистами компании «Офис-Док» - регионального представителя компании ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе. По состоянию на 13 октября 2014 года, в СЭД «ДЕЛО» работает 541 пользователь (к системе подключены все муниципальные служащие), всего в системе зарегистрировано 965 137 документов, к концу текущего года это число может достигнуть миллиона.
Предпосылки проекта
Администрация Вологды проявила интерес к вопросам автоматизации документооборота еще в 2006 году. Целями внедрения были: своевременное и качественное исполнение документов, поэтапный переход на электронный документооборот, и, как следствие, повышение эффективности деятельности органов Администрации города Вологды, а также повышение качества принятия управленческих решений.
СЭД «ДЕЛО» была выбрана Администрацией Вологды с учетом многолетнего опыта успешной эксплуатации данной СЭД в различных государственных и коммерческих структурах. Так, в госсекторе многолетними пользователями СЭД «ДЕЛО» являются федеральные министерства и ведомства, региональные правительства, администрации, законодательные органы, а также сотни муниципалитетов по всей территории России. Если говорить о городских муниципалитетах, то, кроме Вологды, крупные проекты по автоматизации документооборота реализуются в администрациях Калининграда, Ставрополя, Азова, Благовещенска, Ростова-на-Дону, Норильска, Тольятти, Подольска и многих других.
В качестве интегратора была приглашена компания «Офис-Док» как региональный представитель ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе, имеющий богатый опыт внедрения СЭД в органах государственной власти и местного самоуправления.
Ход проекта
Интерес администрации Вологды к вопросам автоматизации документооборота восходит к 2006 году, а в 2007 организация внедрила 16 рабочих мест системы «ДЕЛО» , 14 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB» и 7 рабочих мест опции «Сканирование». Автоматизированы основные делопроизводственные процессы – регистрация, контроль исполнения документов, а также обеспечена возможность удаленной работы в системе и перевода бумажных экземпляров в электронный вид. Также использовалась опция «Мониторинг документов».
В 2008, 2010 годах и в феврале 2013 года происходило расширение системы – закупка дополнительных рабочих мест и новых опций. Например, только в феврале 2013 года Администрация Вологды приобрела 7 лицензий «ДЕЛО», 30- «ДЕЛО-WEB», а также 3 АРМ опции «Поточное сканирование», 5 – «Печать штрих-кода», по 15 – «Оповещение и уведомление» и «Информер» и опцию «ЭП и шифрование».CISO «Абсолют Банка» Руслан Ложкин: Зачем нам 20 SIEM или 20 NGFW? Нам не хватает экосистемности
Уже на первых этапах внедрения СЭД «ДЕЛО» позволила Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства.
В 2012 году в Администрации Вологды прошел ряд мероприятий по переходу на согласование проектов муниципальных правовых актов (МПА) в электронном виде. В апробации схемы прохождения проектов МПА в июле-декабре 2012 года принимали участие следующие органы Администрации: Управление делами, Управление информационных технологий и защиты информации, Правовое управление, Департамент городского хозяйства и Департамент имущественных отношений. В рамках апробации схемы успешно прошли согласование в электронном виде свыше 500 проектов МПА, прошли групповое обучение 277 пользователей, индивидуальное обучение - 34 пользователя.
Результаты проделанной работы
- Сокращение сроков согласования;
- Снижение расходов на бумажный носитель при распечатке и ксерокопировании документов и приложений;
- Стимулирование персональной ответственности каждого разработчика МПА за своевременную и качественную подготовку МПА;
- Повышение качества подготовки МПА;
- Возможность работы с версиями документов;
- Обеспечение прозрачности процедуры согласования;
- Создание полнотекстовой базы электронных копий МПА;
- Возможность предоставления электронных копий МПА из СЭД «ДЕЛО».
Также было налажено электронное взаимодействие Администрации города Вологды с Вологодской городской Думой и прокуратурой города Вологды. С 2013 года Администрация города Вологды направляет копии нормативных правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде в Государственно-правовой департамент Правительства Вологодской области для ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Вологодской области.
С 28 декабря 2012 года проекты нормативных правовых актов представляются Правовым управлением в прокуратуру города Вологды для проведения антикоррупционной и правовой экспертизы на бумажном носителе с сопроводительным письмом, а также в электронном виде на официальный электронный адрес прокуратуры города Вологды. А с 13 августа 2013 года Администрация города Вологды направляет копии МПА, заверенные электронной подписью Администрации города Вологды, в электронном виде на адрес электронной почты Вологодской городской Думы. Об этом рассказала консультант отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды Ольга Седова.
По данным на середину октября 2014 года СЭД «ДЕЛО» была внедрена во всех департаментах и структурных подразделениях Администрации Вологды. Общее число пользователей системы достигло 541. «В работе используется как толстый, так и тонкий клиенты – «ДЕЛО WEB» доступно 446 пользователям. Вариантов лицензирования – два, в том числе конкурентное», - комментирует Ольга Седова.
Проблемы, с которыми столкнулись специалисты Администрации Вологды, по словам Ольги Седовой, касались необходимости внесения в РКПД дополнительной информации о проекте ивведения дополнительных реквизитов, разработки печатных форм:листа согласования, указателя рассылки.
Количество документов, зарегистрированных в системе, ежегодно увеличивается: если за 2008 год в СЭД «ДЕЛО» было зарегистрировано 16090 документов, то за 2013 – 200023, в 2014 году, по состоянию на 13 октября - 159609 документов. «Всего в системе уже 965 137 документов. К концу года мы выйдем на миллион», - прогнозирует Ольга Седова.
Итоги проекта
К настоящему времени с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы:
- Регистрация документов, в том числе с применением технологии поточного сканирования;
- Регистрация и рассмотрение обращений граждан (в том числе обращений граждан, поступивших с официального сайта Администрации);
- Протокольное сопровождение совещаний;
- Направление документов на исполнение в электронном виде;
- Контроль за ходом исполнения документов и поручений, за исполнительской дисциплиной в целом на всех уровнях контроля;
- Осуществление выборочного контроля за рассмотрением обращений граждан с выездом на место и фотофиксацией;
- Автоматизация составления отчетности;
- Разработка, согласование, утверждение и рассылка муниципальных правовых актов в электронном виде;
- Организация переписки между органами Администрации города Вологды в электронном виде (переход на внутренний юридически значимый электронный документооборот);
- Организация быстрого поиска документов по штрих-коду с использованием ручных сканеров штрих-кода;
- Автоматическое оповещение пользователей о поступлении документов, уведомление о приближении сроков исполнения документов;
- Направление копий правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде, заверенных электронной подписью Администрации города Вологды.
«Развитие и эксплуатация системы «ДЕЛО» в муниципалитете Вологды – пример продуманного и последовательного подхода в достижении этой цели. Такой подход, во-первых, позволил сотрудникам Администрации на каждом из этапов внедрения осваивать по максимуму возможности СЭД «ДЕЛО», во-вторых – постепенно вовлекать в работу в системе все больше подразделений и работников Администрации. В течение всего периода эксплуатации система освоена в полном объеме, все ее возможности используются в ежедневной работе. «ДЕЛО» позволило Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства. Внедрение СЭД в итоге не только повысило исполнительскую дисциплину, но и позволило оптимизировать документооборот, а также частично отказаться внутри аппарата от рассылки бумажных документов», - отмечают представители ЭОС.